Pracodawca nie musi czekać aż ZUS skontroluje to czy ktoś wykorzystuje swoje zwolnienie właściwie. Może to zrobić sam gdyż ma do tego prawo pod warunkiem, że zatrudnia powyżej 20 pracowników. Kontrolę pracodawca może przeprowadzić sam lub zlecić ją np. pracownikowi kadr albo firmie zewnętrznej.
Pracodawcy często proszą Zakład Ubezpieczeń Społecznych o skontrolowanie czy jego pracownik, który ma zwolnienie lekarskie jest rzeczywiście chory oraz czy wykorzystuje e-ZLA zgodnie z jego przeznaczeniem. Tymczasem taką kontrole pracodawca może przeprowadzić we własnym zakresie. Uprawnieni do tego są pracodawcy, którzy w swoich firmach zatrudniają powyżej 20 pracowników. W mniejszych firmach – kontrolę przeprowadza ZUS.
– Szef firmy nie musi czekać aż my zajmiemy się skontrolowaniem tego, co pracownik robi w czasie swojego zwolnienia może to zrobić sam lub zlecić ją pracownikowi kadr – wyjaśnia Iwona Kowalska- Matis regionalny rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku. – Ważne jest jednak to żeby osoba kontrolująca znała przepisy określające zasady postępowania przy przeprowadzaniu kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, a także przepisy o ochronie danych osobowych, powinna to być także osoba ciesząca się dobrą opinią i budząca zaufanie – dodaje Iwona Kowalska-Matis.
Pracodawca może także zlecić przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich firmie zewnętrznej. W takim przypadku umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a firmą zewnętrzną powinna określać zakres i cel przetwarzania danych osobowych pracownika, których administratorem nadal pozostaje pracodawca.
– Zarówno pracownik, który wybiera się na kontrolę jak i firma zewnętrzna muszą mieć imienne upoważnienie oraz dokument potwierdzający tożsamość, który jest wpisany w upoważnieniu – mówi Iwona Kowalska-Matis.
Pracodawca może skontrolować pracownika, któremu wypłaca: wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy z powodu choroby, zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego, zasiłek opiekuńczy i świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego.
Kontrola może być wykonana bez względu na wskazania lekarskie, tj. zarówno, gdy na zwolnieniu jest adnotacja „chory powinien leżeć”, jak i w przypadku adnotacji „chory może chodzić”.
Kontrola może dotyczyć zarówno pracownika, jak i osoby wykonującej pracę na podstawie umowy zlecenia.
– Pracodawcy najczęściej kontrolują tych pracowników, którzy często korzystają ze zwolnień lekarskiej oraz tych, których podejrzewają o to, że wykorzystują swoje e-ZLA niezgodnie z jego
przeznaczeniem, czyli np. pracują dla innej firmy lub wyjeżdżają na dodatkowe wakacje – dodaje rzeczniczka.
Pracodawca może skontrolować pracownika zarówno w miejscu zamieszkania jak i miejscu czasowego pobytu oraz w miejscu pracy lub w miejscu prowadzenia działalności pozarolniczej, jeżeli posiada informacje, że jego pracownik jest również zatrudniony u innego pracodawcy, wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia na rzecz innego podmiotu albo równocześnie prowadzi działalność pozarolniczą.
Konsekwencje nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego
Pracownik, który w czasie niezdolności do pracy orzeczonej zwolnieniem lekarskim wykonuje pracę
zarobkową albo wykorzystuje to zwolnienie niezgodnie z jego celem, traci prawo do wynagrodzenia za okres niezdolności do pracy z powodu choroby, zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego – za cały okres objęty zwolnieniem lekarskim.
Szczegółowy tryb i zasady przeprowadzania kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz wzory dokumentów określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r.
